Kopi Kenangan Digitalisasi Dokumen Ketenagakerjaan
KLIPING.id-Jakarta – Memiliki lebih dari 1.300 gerai dan hampir 10.000 karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia, Kenangan Brands memperkirakan ada sekitar 20.000 dokumen ketenagakerjaan yang harus diproses dan ditandatangani setiap tahunnya.
Dengan skala ekspansi ini, digitalisasi memiliki peran krusial untuk pertumbuhan Kenangan Brands.
Andre Christian, Group HRIS & People Analytics Kenangan Brands mengatakan, tanpa digitalisasi, skala ekspansi Kopi Kenangan saat ini tidak mungkin terwujud. “Teknologi memungkinkan kami mengelola ratusan sampai ribuan gerai, mengambil keputusan berbasis. real-time, sekaligus menjaga standar layanan yang beragam – sesuatu yang mustahil dilakukan
secara manual,” ujar Andre.
Namun, Andre menyatakan pertumbuhan pesat tersebut juga membawa tantangan tersendiri. “Bukan hanya soal volume dokumen ketenagakerjaan yang dikelola Kenangan Brands, namun juga memastikan setiap dokumen ketenagakerjaan selesai tepat waktu, terdokumentasi rapi, dan
sah secara hukum, tanpa menghentikan operasional gerai yang menunggu proses administrasi.
Di titik inilah, digital trust atau kepercayaan digital menjadi kerangka kerja yang menjamin dua aspek penting yaitu kecepatan dan keabsahan hukum berjalan beriringan. Oleh karena itu,
Kenangan Brands bersinergi dengan Privy untuk mewujudkan kedua aspek tersebut,” lanjut Andre.
Senada dengan Andre, Jeremiah, Senior Manager Compensation Benefit, HR Strategy, and Performance Management Kenangan Brands mengungkapkan kompleksitas administrasi.tumbuh berbanding lurus dengan jumlah gerai dan tenaga kerja yang kini di atas seribu titik operasional. “Ketika jumlah gerai dan karyawan terus bertambah, kompleksitas administrasi ikut
meningkat. Kami membutuhkan proses yang berjalan lebih cepat tanpa mengurangi ketelitian dan kepatuhan. Bagi kami, digitalisasi bukan hanya soal efisiensi, tetapi bagaimana memastikan operasional dapat terus mendukung pertumbuhan bisnis,” kata Jeremiah.
Sejak mengadopsi Privy, proses penandatanganan dokumen ketenagakerjaan — mulai dari
employment agreement hingga NDA — dapat diakses dari berbagai lokasi tanpa terkendala jarak dan waktu. Proses manual yang sebelumnya menyita waktu tim HR kini berkurang drastis, membebaskan mereka untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi. Digitalisasi ini juga
menekan biaya cetak dan distribusi dokumen fisik, sejalan dengan komitmen sustainability Kenangan Brands.
